Zpracování osobních údajů

Úvodem

Vzhledem k tomu, že při zpracování osobních údajů dodržujeme všechny relevantní právní předpisy, především Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, plníme tímto svou informační povinnost předložit Vám přehledné a srozumitelné informace o tom:

1. kdo je správce a na koho se můžete obrátit, pokud máte dotaz týkající se zpracování osobních údajů;
2. zda jste povinni nám osobní údaje poskytnout;
3. jaké osobní údaje shromažďujeme;
4. z jakých zdrojů osobní údaje získáváme;
5. pro jaké účely zpracováváme osobní údaje;
6. jakým způsobem osobní údaje zpracováváme a jak je chráníme;
7. komu osobní údaje předáváme;
8. jakou dobu osobní údaje uchováváme; a
9. jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

1. Základní pojmy a informace o správci

Osobním údajem je každá informace vztahující se k identifikované či identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů).

Subjektem údajů jste Vy, protože se Vás týkají osobní údaje, které zpracováváme. Subjektem údajů nejsou právnické osoby.

Zpracováním jsou jakékoliv operace nebo soubor operací, které jsou prováděny s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Správcem je ten, kdo určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Správcem Vašich osobních údajů jsme my, společnost CFG Real Estate s.r.o., se sídlem Vinohradská 2828/151, Žižkov, 130 00 Praha 3, IČO 036 28 248, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod sp. zn. C 234989. Náš e‑mail je info@cfgre.cz a tel. číslo je +420 778 455 601.

Za účelem ochrany osobních údajů jsme ustanovili pověřence pro ochranu osobních údajů, který mimo jiné dbá na to, aby veškeré zpracování osobních údajů v naší společnosti probíhalo řádně a v souladu s právní úpravou. E‑mail pověřence je oznameni@cfg.cz a tel. číslo pověřence je +420 226 296 033.

Zpracovatelem je ten, koho jsme si najali, aby pro nás prováděl s osobními údaji zpracovatelské operace.

Správce je členem skupiny CFG. Seznam členů skupiny je zveřejněn na těchto webových stránkách. Tyto webové stránky obsahují odkazy na webové stránky členů skupiny CFG.

2. Jaké osobní údaje shromažďujeme

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám umožní poskytovat řádně naše služby, dodržovat právní povinnosti a chránit naše oprávněné zájmy. Údaje shromažďujeme především o našich klientech, včetně potenciálních klientů, kteří se o naše služby a produkty zajímají nebo které jsme s naší nabídkou oslovili. Dále zpracováváme dle konkrétní situace údaje o dalších osobách, například o zástavcích, ručitelích, zástupcích klienta na základě plné moci nebo zákona, spoludlužnících, manželovi klienta, týká‑li se smluvní vztah společného jmění manželů apod.

V případě, že projevíte zájem o produkty a služby, uchováváme Vaše osobní údaje, které nám poskytnete a umožní nám s Vámi kontakt, tedy jméno, příjmení, telefon, e‑mailovou adresu a údaje získané při návštěvě našich webových stránek. Tyto osobní údaje zpracováváme, abychom Vás mohli kontaktovat, identifikovat a pokračovat v postupu při uzavírání smlouvy.

Za účelem poskytování našich služeb a pro uzavření nezbytných smluv k těmto službám (zejména nákup a pronájem nemovitostí) shromažďujeme a zpracováváme kromě výše uvedených osobních údajů Vaše další identifikační údaje, kterými jsou titul, rodné číslo, datum narození, místo narození, pohlaví, adresa trvalého, případně jiného pobytu, státní občanství, číslo Vašeho bankovního účtu, historii plateb nájemného a služeb, a dále údaje o Vaší bonitě (např. z insolvenčního rejstříku nebo centrální evidence exekucí), druh, číslo a dobu platnosti průkazů totožnosti a orgán, který průkaz vydal, a případně kopii těchto průkazů totožnosti.

3. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme

Osobní údaje získáváme z několika zdrojů, a to vždy v souladu s právními předpisy na základě jednoho nebo více právních titulů.

Základním zdrojem údajů o Vaší osobě jsou informace Vámi poskytnuté prostřednictvím webového formuláře, informace získané při Vaší návštěvě našich webových stránek nebo informace získané při telefonickém hovoru v souvislosti s jednáním o uzavření smluvního či jiného právního vztahu. Dalším důležitým zdrojem, s nímž pracujeme, jsou tzv. veřejné zdroje, kdy se jedná o osobní údaje z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík apod.) a z dalších veřejných zdrojů, včetně vybraných informací relevantních pro řízení rizik, které o sobě zveřejníte nebo jsou Vámi zveřejněny na internetu a sociálních sítích.

Vaše osobní údaje získáváme taktéž od Vašeho zaměstnavatele, zprostředkovatelů, obchodních partnerů či od členů skupiny CFG, mají‑li k jejich předání Váš souhlas a společnost CFG Real Estate s.r.o. právní titul pro jejich získání a zpracování.

Vaše osobní údaje mohou dále též vznikat přímo i u nás, a to jak používáním našich služeb a produktů, tak naší interní činností.

4. Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje

Vámi poskytnuté osobní údaje zpracováváme za účelem vytvoření a předání nabídky služeb a produktů společností náležejících do skupiny CFG. Za tímto účelem Vám mohou být zasílány zejména marketingové informace, a to e‑mailem, adresovaným tiskem nebo prostřednictvím SMS. Ohledně nabídky služeb můžete být kontaktováni i prostřednictvím telefonického hovoru.

5. Jste povinni nám osobní údaje poskytnout

Při uzavření a trvání smluvního vztahu jsme povinni zjišťovat a zpracovávat stanovené osobní údaje vyplývající z právních předpisů. K takovému zpracování není třeba Vašeho souhlasu a v případě, že nám právními předpisy požadované osobní údaje nesdělíte, nebude možné poskytnout naše produkty a služby. Obdobně se tak může stát v případě, že je poskytnutí údajů nezbytné k uzavření a plnění smlouvy s Vámi, plnění našich právních povinností nebo k ochraně našich oprávněných zájmů (podrobněji v části 6).

V některých případech od Vás můžeme požadovat udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů k určitému účelu. Takový souhlas je vždy dobrovolný a pokud nám ho neposkytnete, nebude nijak omezen přístup k naší službě nebo produktu. Pokud souhlas udělíte, můžete ho kdykoliv odvolat (podrobněji v části 7).

6. Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje bez Vašeho souhlasu

Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu je námi prováděno pro tyto účely:

1. plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, přičemž se jedná především o:
   • provádění Vaší identifikace a plnění dalších povinností dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“);
   • plnění povinností dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;
   • plnění povinností dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví;
   • plnění povinností dle zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele; a
   • plnění povinností dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
2. plnění smluvních povinností ze smlouvy uzavřené s Vámi, kdy tento účel zahrnuje i předávání Vašich osobních údajů třetím osobám, které využíváme pro plnění smluvních povinností — seznam těchto osob je uveden v části 9 — a provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy;
3. ochrana našich práv a právem chráněných zájmů, například za účelem vymáhání pohledávek a uplatnění jiných nároků u soudů a zasílání marketingových sdělení. Našim oprávněným zájmem může být postoupení pohledávky za Vámi na třetí osoby nebo realizace jiných forem jejich převodu nebo přechodu. V rámci těchto aktivit dochází ke zpracování Vašich osobních údajů a jejich sdílení s třetími osobami;
4. uzavření a plnění smluv týkajících se nemovitostí (kupní smlouvy, nájemní smlouvy). Před uzavřením nájemní smlouvy zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na ochraně majetku a prevenci vzniku finančních škod informace z veřejně dostupných rejstříků pro ověření Vaší bezdlužnosti a schopnosti hradit nájemné.

7. Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje pouze s Vaším souhlasem

Zpracování osobních údajů, pro které nelze nalézt jiný právní titul, lze zpracovávat pouze s Vaším souhlasem. Poskytnutí takového souhlasu je zcela na Vašem rozhodnutí a můžete ho kdykoliv odvolat. S Vaším souhlasem zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

1. vytvoření a předání nabídky služeb a produktů ostatních společností náležejících do skupiny CFG; jestliže nám udělíte souhlas k předání osobních údajů za účelem obdržení informací o produktech a službách ostatních společností, které patří do skupiny CFG, mohou Vám být zasílány zejména marketingové informace, a to e‑mailem, adresovaným tiskem nebo prostřednictvím SMS. Pro možnost vytvořit nabídku plně odpovídající Vašim požadavkům jsou využívány i informace o tom, jaké naše služby využíváte nebo vyhledáváte. Přehled společností náležejících do skupiny CFG naleznete na našich webových stránkách;
2. vytvoření a předání nabídky služeb a produktů našich obchodních partnerů; jestliže nám udělíte souhlas k předání osobních údajů za účelem obdržení informací o produktech a službách našich obchodních partnerů, mohou Vám být zasílány zejména marketingové informace, a to e‑mailem, adresovaným tiskem nebo prostřednictvím SMS. Přehled našich obchodních partnerů naleznete na našich webových stránkách;
3. pořízení a uchovávání kopií průkazů totožnosti za účelem zjednodušení administrativy a zvýšení Vaší bezpečnosti; na základě Vašeho výslovného souhlasu pořizujeme kopie Vašich osobních dokladů, abychom urychlili proces uzavírání případných dalších smluv, usnadnili Vaši identifikaci při budoucí komunikaci a chránili Vás před rizikem podvodného zneužití Vaší identity třetí osobou. Pokud nám souhlas s pořízením kopie neudělíte, ověříme Vaši totožnost pouze nahlédnutím do dokladu a pořízením textového opisu nezbytných údajů, přičemž Vám naše služby budou i nadále plně k dispozici;
4. používání rodného čísla jako jedinečného identifikátoru v informačních systémech skupiny CFG; pro využití Vašeho rodného čísla za účelem Vaší jednoznačné identifikace v našich databázích vyžadujeme Váš souhlas. Smyslem je především Vaše jednoduchá identifikace napříč našimi službami a vyloučení možných chyb, které vznikají při shodě jmen různých klientů. Poskytnutí tohoto souhlasu je zcela dobrovolné. Pokud jej neudělíte, využijeme pro Vaši identifikaci jiný údaj, což nijak neomezí poskytnutí naší služby;
5. plnění povinností dle AML zákona spočívající v pořízení a uchovávání kopií osobních dokladů; zejména pro účely bezpečnosti a ochrany Vašich zájmů a Vaší jednoznačné identifikace pořizujeme a uchováváme kopie Vašich průkazů totožnosti. Pokud není pořízení kopie dokladu nutnou podmínkou pro poskytnutí služby, činíme pouze opis údajů z průkazu totožnosti.

Souhlas se zpracováním osobních údajů je dobrovolný a jste oprávněni jej kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu lze učinit v písemné formě doručením listinného odvolání na adresu naší společnosti, tj. na adresu Vinohradská 2828/151, Žižkov, 130 00 Praha 3, nebo v elektronické formě na e‑mailovou adresu info@cfgre.cz. Souhlas s analytickými a marketingovými cookies můžete změnit v nastavení cookies; podrobnosti uvádějí Zásady cookies.

8. Jakým způsobem osobní údaje zpracováváme a jak je chráníme

Vaše osobní údaje důsledně chráníme. Zpracování osobních údajů provádíme manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají stálé a přísné fyzické, technické i procedurální kontrole. Pokud využíváme cloudových úložišť, je vždy zajištěn vysoký stupeň zabezpečení údajů.

Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány mlčenlivostí a jsou řádně proškoleny.

Vaše osobní údaje zásadně zpracováváme sami, případně uvnitř skupiny CFG.

Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti tvořící součást našich služeb, může při ní docházet ke zpracování příslušných osobních údajů. Takto pověřené osoby se stávají zpracovatelem osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s osobními údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které jsme ho pověřili. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován Váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis.

9. Komu osobní údaje předáváme

Vaše osobní údaje předáváme pouze v souladu s právními předpisy a pokud je vyžadován, tak pouze v souladu s Vaším souhlasem. Při zajišťování našich služeb využíváme moderní softwarové a cloudové nástroje od prověřených nadnárodních dodavatelů. Pokud dochází k ukládání nebo předávání Vašich osobních údajů na servery nacházející se ve třetích zemích mimo Evropský hospodářský prostor, činíme tak vždy striktně v souladu s požadavky GDPR. Využíváme zásadně dodavatele, na které se vztahuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Správce je oprávněn uložit data do cloudových úložišť, jejichž servery se nachází ve třetích zemích mimo EU.

Vaše osobní údaje předáváme následujícím subjektům:

1. subjektům v rámci plnění povinností, které nám stanoví právní předpisy, například v souladu s AML zákonem, a to zejména soudům, orgánům činným v trestním řízení, správcům daně, soudním exekutorům, finančnímu arbitrovi, orgánům sociálního zabezpečení, registrům klientských informací, orgánům dohledu v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí;
2. dalším subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv a právem chráněných zájmů, např. soudům, exekutorům, dražebníkům apod., v rozsahu nezbytném pro uplatnění našich nároků;
3. osobám námi pověřeným k plnění smluvních a zákonných povinností, včetně realizace práv ze smluvních vztahů, například účetním, poskytovatelům IT služeb, advokátům;
4. členům skupiny CFG, jejichž seznam je uveden na našich webových stránkách, pokud jde o vyhodnocení platební morálky, důvěryhodnosti a bonity, případně o nabídku jejich služeb a produktů;
5. obchodním partnerům, pokud jde o vyhodnocení platební morálky, důvěryhodnosti a bonity, případně o nabídku jejich služeb a produktů, jejichž seznam je uveden na našich webových stránkách.

Vaše osobní údaje mohou být dále předávány subjektům v rámci plnění povinností stanovených právními předpisy nebo jiným subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv či právem chráněných zájmů. Těmito subjekty jsou např. soudy, orgány činné v trestním řízení, advokáti atd.

10. Jak dlouhou dobu osobní údaje uchováváme

Vaše osobní údaje neuchováváme trvale. Zpracováváme je vždy pouze po dobu, kterou nám pro archivaci striktně ukládají právní předpisy nebo která je nezbytná pro ochranu našich oprávněných zájmů. Základní retenční lhůty, kterými se řídíme, jsou následující:

• 10 let od uskutečnění transakce nebo ukončení smluvního vztahu uchováváme Vaše identifikační údaje, kopie průkazů totožnosti a dokumentaci k transakcím za účelem plnění archivační povinnosti dle AML zákona a daňových předpisů;
• údaje zpracovávané čistě na základě Vašeho souhlasu uchováváme po dobu platnosti souhlasu, nejdéle však do jeho odvolání.

11. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

V oblasti ochrany osobních údajů máte garantovánu řadu práv, která vůči nám můžete uplatnit na e‑mailu info@cfgre.cz, tel. čísle +420 778 455 601 nebo na adrese našeho sídla, tj. Vinohradská 2828/151, Žižkov, 130 00 Praha 3. Dále je Vám k dispozici i náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na e‑mailu oznameni@cfg.cz a tel. čísle +420 226 296 033.

1. Právo na přístup k osobním údajům. Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a dalším souvisejícím informacím (např. účel, kategorie osobních údajů, doba uchování, zdroj). Máte právo požadovat i kopii zpracovávaných osobních údajů. Za její opakované poskytnutí však můžeme účtovat poplatek odpovídající nákladům na zpracování a poskytnutí informace.
2. Právo na přenositelnost údajů. Pokud je pro Vás vhodné z hlediska usnadnění komunikace s jiným poskytovatelem služeb, máte právo po nás vyžadovat předání osobních údajů, které se Vás týkají a které jste nám poskytl/la, jinému správci.
3. Právo na revizi rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování. V současné době neprovádíme rozhodování o poskytnutí služeb a produktů, které by bylo výhradně automatizované.
4. Právo na opravu osobních údajů. Jestliže jsou Vaše osobní údaje nesprávné, nepřesné nebo došlo k jejich změně, máte právo na jejich opravu. S přihlédnutím k účelům, pro které tyto osobní údaje zpracováváme, máte rovněž právo na jejich doplnění.
5. Právo na výmaz osobních údajů. Osobní údaje mažeme automaticky neprodleně poté, co ztratíme právní titul k jejich zpracování, jakmile zjistíme, že byly osobní údaje zpracovány protiprávně, pokud jste vznesl/la námitku proti zpracování osobních údajů a právní předpisy nám neukládají povinnost je i nadále zpracovávat, nebo abychom splnili povinnost stanovenou právem EU.
6. Právo na omezení zpracování osobních údajů. Máte rovněž právo na omezení zpracování osobních údajů, a to zejména tehdy, pokud se budeme zabývat Vaší námitkou proti zpracování osobních údajů nebo upozorněním na nepřesnost údajů.
7. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Jestliže nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů, máte právo jej kdykoli odvolat. O způsobu odvolání souhlasu jsme Vás informovali v části 7 výše. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů do okamžiku odvolání souhlasu.
8. Právo podat námitku. V případě, že si nepřejete, abychom pokračovali ve zpracování Vašich osobních údajů, můžete uplatnit tzv. námitku. To je možné udělat několika způsoby:
   • přímo v našich obchodních sděleních je včleněna možnost zastavení jejich zasílání daným komunikačním kanálem;
   • pokud již nechcete, abychom Vám telefonovali, v rámci hovoru nám to prosím sdělte; a
   • námitku lze zaslat na naše kontakty (viz výše).
   Na základě Vaší námitky ukončíme zpracování Vašich osobních údajů bez zbytečného odkladu.
9. Právo podat stížnost ÚOOÚ. Pokud nesouhlasíte s čímkoliv ohledně zpracování Vašich osobních údajů, vždy máte právo obrátit se se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Pokud jste výše nenalezli veškeré odpovědi na Vaše dotazy, které se týkají osobních údajů, nebo potřebujete některé informace podrobněji vysvětlit, pište na info@cfgre.cz nebo volejte na +420 778 455 601. Současně je Vám k dispozici i náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na e‑mailu oznameni@cfg.cz a tel. čísle +420 226 296 033. Vaše žádosti vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech si vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit až o dva měsíce, o čemž Vás budeme včas informovat.